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Martes, Noviembre 21, 2017 - 12:23

La empresa Seres dio a conocer que la facturación electrónica tiene dos direcciones, de entrada y de salida, y tan importante es gestionar eficazmente las facturas emitidas como las recibidas. Así lo ha entendido la DIAN, que está potenciando la recepción de facturas electrónicas por parte de las empresas colombianas.

De esta manera, asevera, Alberto Redondo, director de marketing de Seres para Iberia y Latinoamérica, cuanto antes se incorporen las empresas a la factura electrónica, más ventajas competitivas obtendrán.

En este sentido, recuerda que “el uso del formato electrónico resuelve la mayoría de los problemas que se producen en la recepción de facturas en papel y simplifica su gestión, automatizándola”.

La recepción de facturas en papel conlleva una serie de problemas que complican enormemente el proceso. La solución pasa por apostar por un proyecto de recepción que no solo elimine un circuito de tareas tan complejo, sino que suprima completamente los errores asociados a factores humanos y aporte otra serie de beneficios para la empresa.

Sin errores

El formato electrónico permite recibir las facturas en el formato correcto y con la información necesaria que facilita su tramitación y contabilización interna eficientemente. Si la factura tiene todos los datos necesarios, se deja pasar al proceso interno.

En caso contrario, se rechaza automáticamente. La clave consiste en recibir solamente facturas en formato correcto, eliminando el esfuerzo interno innecesario derivado de facturas incorrectas, que implica el trabajo de diversos departamentos, responsables, entre otros.

La factura correcta llega directamente a la persona o departamento de aprobación, agilizando los plazos de gestión y creando un entorno de trabajo unificado y específico para cada unidad que compra.

El proveedor sabrá al momento cuál es el error o si está en tratamiento. Dispondrá también de acuse de recibo electrónico que evita correos y llamadas futuras con el valor añadido de aportarle la información que debe corregir para solucionar el rechazo.

Según Seres, si aproximadamente el 43% de las facturas mal gestionadas se debe a errores propios en la recepción, un proyecto de facturación electrónica permite realizar un filtro previo automático de errores semánticos, sintácticos y de negocio. Así, el sistema desechará las facturas que no contengan el RUT de emisor, que el importe tenga letras o que no venga la referencia del pedido o el departamento de destino, entre otros datos.

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